Kurzanleitung Kalstro

Kalstro läuft im Browser: nichts muss aus einem App-Store geladen werden. Deinen Zugang bekommst du über einen Einladungs-Link vom Inhaber. Öffne den Link, trage deine E-Mail-Adresse ein (sie wird für „Passwort vergessen“ gebraucht) und lege dein Passwort fest. Der Link ist 14 Tage gültig und kann nur einmal angenommen werden. Ist er abgelaufen oder bereits verwendet, bitte den Inhaber um einen neuen Link.

Als App aufs Handy legen (empfohlen)

• iPhone/iPad: Seite in Safari öffnen → Teilen-Knopf → „Zum Home-Bildschirm“.
• Android: Seite in Chrome öffnen → Menü (⋮) → „App installieren“ bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen“.

Danach startet die App wie eine normale App über ihr Symbol.

Voraussetzungen: Die App prüft beim Start benötigte Browserfunktionen, darunter JavaScript-Module und lokalen Speicher (IndexedDB); die Versionsnummer wird nicht direkt geprüft. Als Orientierung nennt der Starthinweis iOS 15.4 oder Chrome 93 als Mindestversion. Für die volle Darstellung nennt er iOS 16.4, Chrome 111 oder Firefox 121. Fehlen die benötigten Funktionen, zeigt die App einen Hinweis statt der Anmeldung.

Passwort vergessen?

Im Login auf „Passwort vergessen?“ tippen: Du bekommst eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen. Das klappt nur, wenn dein Konto mit deiner echten E-Mail-Adresse angelegt ist; sonst setzt das Büro dein Passwort zurück (siehe Abschnitt 7).

1. Reiter Stempeln öffnen.
2. Falls euer Betrieb mit Kostenstellen arbeitet: erst die Kostenstelle antippen (z. B. Werkstatt, Montage).
3. Darunter den Auftrag wählen: Die Suche findet auch Auftragsnummern. Ohne Auftrag läuft die Zeit als Regie (allgemeine Arbeiten).
4. Auf den großen Knopf: Einstempeln. Was gerade läuft, steht direkt über dem Knopf.
5. Pause und Ausstempeln über dieselbe Fläche.

Regie-Frage: Stempelst du aus längerer Regie-Zeit aus, fragt die App, was du gemacht hast (z. B. Aufräumen, Maschinenpflege). Einen Vorschlag antippen oder kurz eintippen: Das landet als Notiz an der Zeit.

Kein Empfang? Kein Problem: Stempelungen werden auf dem Gerät zwischengespeichert und automatisch nachgereicht, sobald wieder Netz da ist.

Ausstempeln vergessen? Die App merkt es beim nächsten Öffnen und fragt nach der richtigen End-Zeit.

Unter Meine Zeiten siehst du deine Einträge tageweise, mit Monatsauswahl und Stunden-Übersicht. Vergessene Zeiten trägst du über das Formular nach (Datum, von/bis, Pause, Auftrag).

Über dem Antrags-Knopf steht dein Überstundenkonto (Saldo aus Soll und Ist seit deiner ersten Buchung). Statt Urlaub kannst du im Antrag die Art Überstundenfrei wählen: Der Tag kostet keinen Urlaubstag, sondern wird vom Überstundenkonto abgezogen. Die App zeigt vorher, wie viele Stunden das sind und ob der Saldo reicht. Ein Tag Berufsschule zählt wie ein voller Arbeitstag.

Büro genehmigt Anträge im selben Reiter, kann Abwesenheiten (auch Krank, Fortbildung, Schule …) direkt für Mitarbeiter eintragen und sieht die Monats-/Jahresübersicht aller Abwesenheiten und ganztägigen oder mehrtägigen Termine, druckbar als Ersatz für den Papier-Jahreskalender.

Im Reiter Aufträge steht die Auftragsliste mit Suche (Name oder Nummer), Filtern (Offene/Erledigte/Alle) und Sortierung. Jeder im Team kann:

• Aufträge mit Erledigt abhaken, wenn die Arbeit fertig ist (Werkstatt, Montage oder Reparatur). Der Auftrag bleibt dabei offen und weiter bebuchbar, bis das Büro ihn abschließt; versehentlich abgehakt, nimmt Wieder öffnen es zurück,
• den digitalen Auftragszettel ausfüllen: wie das Papier-Formular, inklusive Unterschrift von Mitarbeiter und Kunde direkt auf dem Bildschirm (Feld antippen → groß unterschreiben),
• Fotos und Dateien zum Auftrag hochladen (Baustellenfotos, Aufmaße, Dokumente).

Adresse und Telefonnummern am Auftrag sind antippbar: Karte öffnen, direkt anrufen.

Der ausgedruckte Auftragszettel zeigt auf der zweiten Seite (Stundennachweis, Büro) zusätzlich, wie sich die gebuchten Stunden auf die Qualifikationen im Team verteilen (Meister, Geselle, Lehrling nach Lehrjahr, Büro, Sonstige).

Büro Der Regiebericht zeigt als Rechnungsanlage ohne Euro-Beträge die Stunden je Qualifikation (Lehrlinge getrennt nach Lehrjahr), die Qualifikation jeder Buchung und bei einem Wechsel im Zeitraum „gemischt“ in der Mitarbeiter-Zusammenfassung.

Büro Ist die Rechnung geschrieben, schließt das Büro den Auftrag mit Archivieren ab; er nimmt dann keine Stempelungen mehr an und steht im Umschalter Archivierte. Mitarbeiter sehen unter „Erledigte“ alles, was abgehakt ist, bis das Büro den Auftrag archiviert. Archivierte Aufträge sieht nur das Büro. Was das Team als erledigt abgehakt hat, steht im Umschalter Zur Abrechnung (Zeichen „Zur Abrechnung“) — bereit für Rechnung und restliche Büroarbeit. Darauf stempelt und trägt nur noch das Büro ein; braucht ein Mitarbeiter den Auftrag doch noch, öffnet er ihn mit „Wieder öffnen“; mit Zur Abrechnung bzw. Wieder offen setzt das Büro den Stand auch selbst. Archivieren geht jederzeit, auch ohne vorher „Zur Abrechnung“; ein archivierter Auftrag gilt als abgeschlossen.

Büro (und Mitarbeiter mit Außendienst-Erlaubnis) legt Aufträge an: mit Nummer, Baustellen-Adresse, Telefonnummern, zuständigen Mitarbeitern, Sparte, auf Wunsch gleich mit Termin und Fotos. Die Liste lässt sich nach Mitarbeitern und Sparten filtern und gefiltert drucken.

Anfragen (noch kein Auftrag)

Im Umschalter der Auftragsliste gibt es die Stufe Anfragen. Eine Anfrage wird wie ein Auftrag angelegt (mit Nummer), zusätzlich mit Eingangsdatum und Quelle (Telefon, E-Mail, Website, Empfehlung …). Sie durchläuft vier Stufen: Neu → In Bearbeitung → Angebot raus (mit Datum) → Annehmen oder Ablehnen.

• Annehmen macht die Anfrage zum offenen Auftrag. Nummer, Kalkulation, Termine, Fotos und Zettel bleiben unverändert erhalten.
• Ablehnen schiebt sie ins Archiv als „nicht beauftragt“ (das X-Zeichen „Anfrage abgelehnt“; im Archiv unter „Abgelehnte Anfragen“). Gebuchte Stunden bleiben auswertbar: So siehst du, wie viel Zeit in nicht realisierte Projekte geflossen ist (Export → Aufträge und Export → Anfragen).
• Kalkulation steht für Anfragen genauso bereit wie für Aufträge, auch für Reparaturen und Kleinaufträge.
• Termine (Aufmaß, Besprechung) können an Anfragen hängen und erscheinen im Kalender und Wochenplan mit dem Zusatz „Anfrage“.

Alle Mitarbeiter sehen Anfragen im eigenen Betrieb, können darauf stempeln und Zeiten nachtragen. In der Auftragsauswahl stehen sie mit dem Zusatz „Anfrage“, auch bei Terminen; für das Anlegen und Bearbeiten von Terminen gelten weiterhin die bestehenden Terminrechte. Im Aufträge-Reiter findest du Anfragen unter Anfragen und Alle. Anlegen, Bearbeiten und Stufenwechsel von Anfragen dürfen nur Büro/Inhaber und Mitarbeiter mit dem Recht „Anfragen anlegen und bearbeiten“ (Team → Person bearbeiten). Ohne dieses Recht erscheinen die Verwaltungs-Knöpfe nicht.

Auf der Stempeluhr zeigt die Heute-Karte deine heutigen Termine. Im Reiter Termine siehst du deine kommenden Termine; das Büro sieht ganztägige und mehrtägige Termine zusätzlich im Reiter Kalender.

Büro plant Termine für eine oder mehrere Personen (auch mehrtägig für Montagen), sieht Konflikte sofort und druckt den Wochenplan (Raster Mitarbeiter × Wochentage, inklusive Abwesenheiten und Feiertagen).

• Einladen (Inhaber): Team → Mitarbeiter einladen → Name und Rolle eintragen → Einladung erstellen. In „Ausstehende Einladungen“ den Link kopieren und der Person direkt geben, etwa per WhatsApp oder E-Mail. Die Person öffnet den Link, trägt ihre eigene E-Mail-Adresse ein, legt ihr Passwort fest und nimmt die Einladung an. Die E-Mail-Adresse ist Pflicht und wird auch für „Passwort vergessen“ gebraucht. Der Link gilt 14 Tage und nur für eine Annahme.
• Einladen durchs Büro: Der Inhaber kann einem Büro-Konto im Team-Formular das Recht „Darf Mitarbeiter und Büro einladen“ geben (Standard aus, nie für sich selbst). Dieses Büro-Konto lädt dann Mitarbeiter und Büro ein, aber keine Inhaber und keine Terminal-Geräte. Die neue Person startet wie bei jeder Einladung mit den Standardwerten und ohne Zusatzrechte; Wochenstunden, Urlaub und Rechte passt danach der Inhaber an. Zurückziehen kann das Büro nur Einladungen, die es selbst angelegt hat, der Inhaber alle.
• Bearbeiten: Name, Wochenstunden, Urlaubstage, Rolle, Außendienst-Erlaubnis, Recht „Anfragen anlegen und bearbeiten“ (Stempeln auf Anfragen dürfen alle), Qualifikation (Meister · Geselle · Lehrling 1.–3. Lehrjahr · Büro), Überstunden-Startsaldo für einen bekannten Altbestand.
• Personalnummer: Unter „Stammdaten“ kann das Büro die optionale Personalnummer fürs Lohnbüro eintragen (höchstens 20 Zeichen, je Betrieb eindeutig); sie erscheint in der Team-Liste und im Lohnexport.
• Passwort zurücksetzen: Team → Person bearbeiten → -Bereich.
• Ausscheiden: Team → Person bearbeiten → „Ausscheiden …“. Nur der Inhaber wählt das Austrittsdatum (heute oder früher) und kann einen Grund ergänzen. Nach Rückfrage wird das Konto sofort deaktiviert, eine laufende Stempelung spätestens jetzt beendet und Push-Abos werden entfernt. Ein Austrittsnachweis wird gespeichert. Eigene Konten und Inhaber-Konten sind ausgenommen. Bei ungeklärter Stempelung muss das Büro zuerst das Arbeitsende klären.
• Personenakte als ZIP: Im Team-Formular aktiver und ausgeschiedener Personen lädt das Büro Zeiten als CSV und Rohdaten, Abwesenheiten, Zeitkonto-Verlauf, Zeitkonto-Korrekturen, Änderungsprotokoll und Stammdaten herunter. Die Zeitkonto-Berechnung entspricht der Übersicht; ohne Zeitbuchungen bleibt der berechnete Verlauf leer. Die Datei enthält personenbezogene Daten.
• Anonymisieren: Bei ausgeschiedenen Personen steht das früheste Datum im Team-Formular; nach Ablauf von zwei Jahren erscheint der Knopf. Nach Rückfrage werden Namen ersetzt sowie Telefon und Geburtstag geleert. Zeiten bleiben den Aufträgen zugeordnet. Kontoverknüpfung und historische Nachweise bleiben bestehen; dies ist keine vollständige Anonymisierung und läuft nicht automatisch.

Im Reiter Team öffnet Bearbeiten in der Zeile einer Person die Karte „Personalakte bearbeiten“. Sie besteht aus aufklappbaren Bereichen, von oben nach unten:

1. Stammdaten: Name, Telefon, Geburtstag, Personalnummer, Eintritt und weitere Angaben zur Person. Hier steht auch der Notfallkontakt mit den Feldern Notfallkontakt: Name, Notfallkontakt: Telefon und Notfallkontakt: Bezug.
2. Beschäftigung: Wochenstunden, Urlaub, Qualifikation und Zeitkonto sowie drei Datumsfelder: Probezeit bis, Befristet bis und Ausbildung bis.
3. Nachweise und Fristen: Unterweisungen, Führerschein-Kontrolle und Ähnliches (siehe unten).
4. Dateien: Private Dokumente direkt an der Akte oder an einem Nachweis.
5. Ausgegebenes: Ausgabe und Rückgabe von Schlüsseln, Werkzeug, Arbeitskleidung, Tankkarten und Sonstigem.
6. Büro-Notiz: nur für Büro und Inhaber sichtbar.
7. Zugang und Rolle: Berechtigung, Zugang und Passwort zurücksetzen.

Unter den Bereichen stehen die Knöpfe Abbrechen und Speichern, außerdem Personenakte als ZIP (je nach Person auch Ausscheiden und Anonymisieren, siehe Abschnitt 7). Notfallkontakt und die Datumsfelder werden mit Speichern übernommen. Ein Nachweis wird dagegen sofort mit seinem eigenen Knopf Nachweis speichern gesichert.

Nachweise und Fristen

Mit Nachweis hinzufügen trägst du einen Nachweis ein, mit Bearbeiten änderst du ihn. Zur Auswahl steht die Art: Führerschein-Kontrolle, Aufenthaltstitel, Erste Hilfe, Unterweisung, Arbeitsmedizinische Vorsorge, Staplerschein oder Sonstiges. Dazu kommen eine Bezeichnung (zum Beispiel „Unterweisung 2026“), Erledigt am, Gültig bis und eine kurze Notiz. Ohne „Gültig bis“ steht der Nachweis als „Ohne Gültigkeitsdatum“ in der Liste und wird nie als fällig angezeigt.

Bei der Arbeitsmedizinischen Vorsorge erinnert die App: Nur das Datum erfassen, keine Kopie und keinen Befund hinterlegen. Löschen darf einen Nachweis nur der Inhaber, nach einer Rückfrage.

Dateien

Büro und Inhaber laden unter Dateien PDF-, JPG- und PNG-Dateien bis 15 MB hoch: Vertrag, Zeugnis, Führerschein, Unterweisung oder Sonstiges. Die Datei liegt direkt an der Personalakte oder an einem ausgewählten Nachweis. Arbeitsmedizinische Nachweise stehen bei der Zuordnung nicht zur Auswahl. Keine Gesundheitsdaten, AU-Dateien oder medizinischen Befunde hochladen.

Ansehen und Herunterladen öffnen einen kurz gültigen privaten Link. Ein unterbrochener Upload bleibt sichtbar; mit Upload fortsetzen wählst du dieselbe Datei erneut. Nur der Inhaber darf eine Datei samt Dateieintrag löschen. Ein verknüpfter Nachweis bleibt bestehen; wird der Nachweis gelöscht, bleibt die Datei direkt in der Personalakte. Die Personenakte als ZIP enthält die Dateien, ihre Zuordnung und Ausgegebenes; fehlende Dateien verhindern einen unvollständigen Export.

Ausgegebenes

Mit Ausgabe hinzufügen erfasst das Büro Art, Bezeichnung (höchstens 80 Zeichen), Menge, Ausgegeben am, optional Zurück am und eine Notiz (höchstens 200 Zeichen). Bearbeiten öffnet den Eintrag, um etwa eine Rückgabe einzutragen. Ohne Rückgabedatum gilt der Eintrag als noch ausgegeben. Löschen darf nur der Inhaber.

Die Team-Zeile und der Bereich Ausgegebenes zeigen die Zahl der noch offenen Einträge. Beim Ausscheiden stehen die offenen Gegenstände mit Mengen im Büro-Dialog. Die Anzeige sperrt das Ausscheiden nicht und bleibt bei ausgeschiedenen Personen in der Akte sichtbar. Mitarbeiter sehen weder Personalakten noch Rückgabehinweise; es werden keine Meldungen verschickt.

Demnächst fällig

Über der Personenliste im Team-Reiter steht die Karte Demnächst fällig, aber nur, wenn etwas ansteht. Sie zeigt Nachweise (nach „Gültig bis“), das Ende der Probezeit und das Ende einer Befristung, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen oder schon abgelaufen sind, jeweils mit Datum und dem Zusatz „fällig“ oder „abgelaufen“. Derselbe Hinweis steht in der Zeile der Person. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Person. Die 30 Tage sind fest eingestellt. „Ausbildung bis“ wird nur festgehalten und erscheint hier nicht. Berücksichtigt werden nur aktive Personen; ausgeschiedene Personen und Terminal-Geräte erscheinen nicht.

Hat die Person den Nachweis inzwischen erneuert, verschwindet der alte Eintrag von selbst: Dafür muss ein neuer Nachweis gleicher Art und gleicher Bezeichnung mit späterem „Gültig bis“ vorhanden sein. Zahlen in der Bezeichnung zählen dabei nicht: „Unterweisung 2026“ löst also „Unterweisung 2025“ ab. Eine andere Bezeichnung (etwa „Brandschutz“ statt „Gefahrstoffe“) löst den alten Eintrag nicht ab; im Zweifel bleibt eine Frist sichtbar, statt still zu verschwinden. Die Anzeige gilt nur in der App; es werden keine Erinnerungen verschickt.

Gut zu wissen

• Nur mit Internetverbindung: Die Akte wird nicht auf dem Gerät zwischengespeichert. Ohne Verbindung steht dort „Akte nur mit Verbindung.“; die übrigen Angaben der Karte lassen sich weiter bearbeiten. Mit Verbindung lädt sich die Akte von selbst neu, mit Akte erneut laden auch von Hand. Auch „Demnächst fällig“ erscheint nur online.
• Mitarbeiter sehen nichts davon: weder die Akte noch die Fristen noch die Büro-Notiz, auch nicht zur eigenen Person. Zugriff haben nur Büro und Inhaber. Terminal-Geräte haben keine Akte.
• Personenakte als ZIP: Die ZIP-Datei enthält zusätzlich zu Zeiten und Stammdaten auch die Personalakte (Notfallkontakt, Probezeit, Befristung, Ausbildungsende), die Nachweise, Vertragsdaten, Urlaubsanspruch und Urlaubsübertrag, die Büro-Notiz und den Austritt. Lässt sich eine dieser Angaben nicht laden, wird keine Datei erzeugt. Sie enthält personenbezogene Daten und gehört nicht in fremde Hände.

Der Inhaber findet Gesetzliche Mindestpause abziehen in den Einstellungen, das Büro als eigene Karte in der Übersicht. Der Schalter ist anfangs aus und speichert Änderungen sofort ab dem heutigen Tag mit Person und Zeitpunkt. Vorherige Tage bleiben unverändert; bereits abgeschlossene Monate behalten den beim Abschluss gespeicherten Regelstand.

Je Person und Arbeitstag wird nur die Differenz zur gebuchten Pause abgezogen: zuerst fehlende 30 Minuten oberhalb von 6 Stunden Netto-Arbeitszeit, danach fehlende 45 Minuten insgesamt oberhalb von 9 Stunden. Jede Stufe zieht höchstens bis zu ihrer Grenze ab. Beispiel: 7 Stunden netto und 20 Minuten Pause ergeben 10 Minuten zusätzlichen Abzug; 6:01 Stunden ohne Pause ergeben 1 Minute.

Das Büro sieht den Abzug am Tag, im Zeitkonto und in den Exporten. Lohn- und DATEV-Arbeitsstunden enthalten ihn. Bei einem Abzug kommt die DATEV-Datei als ZIP zusammen mit einem CSV-Rechennachweis; für den DATEV-Import wird die enthaltene TXT-Datei verwendet. Einzelbuchungen, tatsächliche Pausenlage und Auftrags-/Kostenstellenstunden bleiben unverändert. „Meine Zeiten“ bleibt unverändert; Mitarbeiter bekommen keinen Hinweis.

Die Rechengröße ersetzt keine tatsächlich genommene Ruhepause. Grundlage der Grenzen: § 4 ArbZG.

Im Reiter Einstellungen passt du die App an euren Betrieb an:

Module: Der Anbieter schaltet Aufträge, Termine, Kalkulation, Stundenverrechnungssatz, Berichtsheft, Monatsabschluss und Terminal je Betrieb frei. Nur freigeschaltete Module werden angeboten. Bestehende Einstellungen bleiben beim Abschalten erhalten und stehen nach erneuter Freigabe wieder zur Verfügung.

• Firma: Name, Logo (erscheint in der App und auf allen Ausdrucken), Firmenfarbe, Firmenzeile für Druckköpfe.
• Funktionen an/aus: Aufträge, Termine: was ihr nicht braucht, wird ausgeblendet.
• Kostenstellen und Sparten: je Zeile eine, Pflicht beim Stempeln einstellbar.
• Eigene Abwesenheitsarten (z. B. Elternzeit) zusätzlich zu Urlaub/Krank/Fortbildung/Berufsschule, sowie eigene Termin-Arten zusätzlich zu Montage/Aufmaß/Schulung/Untersuchung.
• Regie-Erklärung: Tätigkeitsliste und ab wie vielen Minuten gefragt wird.
• Vergessen-Schutz in drei Stufen: Nachfrage in der App, Erinnerung aufs Handy, automatisches Ausstempeln (Stunden je Stufe).
• Korrekturen und Zeitkonto: Bearbeitungsfrist für eigene Zeiten, Ampel-Grenzen des Zeitkontos (nur Büro-Übersicht), Arbeitszeitgesetz-Hinweise ein- oder ausschalten.
• Feiertage: Bundesland wählen; einzelne Feiertage lassen sich abwählen, wenn bei euch gearbeitet wird.
• Monatsabschluss: Ist das Modul freigeschaltet, kann der Inhaber es hier einschalten; anfangs ist es aus.

Heute (Reiter Übersicht, ganz oben)

Das Anwesenheitsboard fürs Büro: Wer ist gerade eingestempelt (mit Auftrag, Pause und Laufzeit — hängt eine Uhr über die Vergessen-Schwelle, steht das rot), wer ist fertig für heute, wer ist abwesend (Urlaub, Krank, Berufsschule …) und wer hat noch keine Zeit gebucht. Termine des Tages stehen bei der Person, darunter die Zahl der wartenden Abwesenheitsanträge. Am Wochenende und an Feiertagen gilt niemand als fehlend. Reine Anzeige — die App meldet nichts an die Mitarbeiter. Name antippen öffnet die Einträge der Person (dort auch „Anhalten“ oder „Verwerfen“ einer hängenden Uhr).

Der Reiter Export bietet Zusammenfassungen, Einzelnachweise und Monatssummen fürs Lohnbüro:

Zusammenfassung (der schnelle Überblick)

• Monat oder ganzes Jahr, wahlweise für ausgewählte Mitarbeiter.
• Drei Sichten: Übersicht (Stunden + Abwesenheits-Tage je Mitarbeiter), Kostenstellen und Aufträge (Zeile je Mitarbeiter antippen → Aufteilung darunter).
• Alles als CSV (für Excel) und als Druck/PDF.

Einzelnachweis (für Lohnbüro und Prüfungen)

• Jede einzelne Zeit mit Beginn/Ende: das ist der gesetzliche Nachweis.
• Berufsschule zählt wie ein Arbeitstag: jeder genehmigte Schultag steht als eigene Zeile mit den Stunden eines Arbeitstages (Wochenstunden geteilt durch 5), ohne Beginn/Ende, Quelle „Berufsschule“ — dieselbe Rechnung wie in der Übersicht.
• Option „Je Tag gebündelt“: eine Zeile pro Tag (erster Beginn, letztes Ende, Tagessumme), kompakter fürs Lohnbüro.
• Spaltenauswahl unter „ Spalten anpassen“; Ausgabe als CSV oder PDF-Stundenzettel.

Wer sieht das? Zunächst nur der Inhaber. Im Team kann er einzelnen Büro-Personen das Häkchen „darf Kalkulation machen“ geben. Mitarbeiter sehen die Kalkulation nie. In der Auftragsliste zeigt „€ kalkuliert“ mit Datum, ob zu einem Auftrag schon eine Kalkulation gespeichert ist; der Filter „Kalkulation“ blendet Aufträge mit oder ohne Kalkulation ein, der Knopf „Kalkulation“ springt direkt hinein.

Aufbau des Reiters: Oben wählst du den Auftrag (auch erledigte und archivierte); darunter stehen die Kennzahlen Plan, Ist und Abweichung, die Ampel und wann zuletzt gespeichert wurde. Darunter drei Bereiche: Vorkalkulation, Nachkalkulation und Sätze (nur Inhaber).

Vorkalkulation ist optional und besteht aus Kalkulationsblättern: Die „Einfache Vorkalkulation“ ist immer vorhanden und erfasst geplante Stunden je Qualifikation und geplante Posten. Weitere Vorlagen kann der Anbieter für den Betrieb freischalten; neue Betriebe starten ohne zusätzliche Vorlagen. Ist die einfache Variante ausgefüllt, zeigen Nachkalkulation und Druckblatt Plan, Ist und Abweichung sowie die Ampel „Stunden: x % des Plans“ (grün unter 80 %, gelb bis 100 %, rot darüber).

Die Nachkalkulation zeigt die gebuchten Stunden je Qualifikation mit Lohnsumme, die Posten für Material, Fahrtkosten und Sonstiges und die Summe. Speichern und Drucken stehen am Ende dieses Bereichs.

• Sätze, Festwerte und eigene Zuschläge der Vorlagen: Unter „Sätze und Preislisten“ (bei den Kalkulationsblättern) lassen sich je Vorlage die Excel-Festwerte überschreiben, Preislisten pflegen und eigene Zuschläge anlegen: Pauschale in Euro, Euro je Einheit (Menge im Blatt) oder Prozent auf die Gesamtsumme. Jedes Blatt zeigt sie unter der Summe mit Häkchen zum Ein- und Ausschalten.
• Stundenverrechnungssätze (Euro je Qualifikation, auf Wunsch je Kostenstelle, z. B. Geselle im Maschinenraum, oder abweichend je Mitarbeiter) legt ausschließlich der Inhaber fest.
• Posten anlegen: Büro und Inhaber tragen zum Auftrag Material, Fahrtkosten oder Sonstiges ein. Fahrzeit selbst zählt als gebuchte Arbeitszeit; eine Fahrtkostenpauschale kann zusätzlich als Posten erfasst werden.
• Drucken: Das Kalkulationsblatt lässt sich ausdrucken: eine interne Unterlage, netto, keine Rechnung (Hinweis „zzgl. MwSt.“ steht mit drauf).

Unten im Export-Reiter: „ Backup jetzt erstellen“ lädt eine ZIP-Datei mit den Daten und Fotos auf deinen Rechner, auf die dein Konto Zugriff hat. Tabellen können ausgelassen werden; welche das sind, steht in der LIESMICH-Datei im ZIP. Empfehlung: einmal im Monat, und zusätzlich vor größeren Aufräumaktionen. Die App zeigt an, wie lange das letzte Backup her ist. Für eine vollständige Datenübergabe bei Vertragsende wende dich an den Anbieter.

Büro- und Inhaber-Konten sehen Stundensätze, Kalkulation und Kundendaten. Damit ein abgegriffenes Passwort allein nicht reicht, kannst du eine zweite Stufe einschalten: einen sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App auf deinem Handy. Mitarbeiter sind davon nicht betroffen: sie stempeln weiter nur mit Passwort.

• Einrichten: Mein Profil → Zwei-Faktor-Anmeldung → „Zwei-Faktor einrichten“. Den gezeigten Code mit der Authenticator-App abscannen (oder den Schlüssel abtippen), dann den sechsstelligen Code einmal eingeben. Ab jetzt fragt die App beim Anmelden danach.
• Verpflichtend machen Inhaber: Einstellungen → Sicherheit → Schalter „Zwei-Faktor für Büro und Inhaber verpflichtend“. Das geht erst, wenn du selbst eingerichtet hast, sonst würdest du dich aussperren.
• Handy verloren: In derselben Karte steht je Büro-Konto, ob es eingerichtet ist, mit dem Knopf „Zurücksetzen“. Danach reicht für dieses Konto wieder das Passwort, bis es neu eingerichtet ist. Das eigene Inhaber-Konto kann die App bewusst nicht zurücksetzen, dafür beim Anbieter melden.
• Ohne Internet: Der Code lässt sich nur mit Netz prüfen. Ein Gerät, das schon angemeldet ist, arbeitet aber offline ganz normal weiter.

• App zeigt alten Stand: Seite einmal komplett neu laden (herunterziehen bzw. Neu-laden-Knopf). Die App aktualisiert sich sonst selbst beim nächsten Öffnen.
• Anmeldung klappt nicht: Passwort über „Passwort vergessen?“ zurücksetzen oder das Büro fragt (Abschnitt 7).
• Etwas sieht falsch aus / Fehler: Unerwartete Fehler meldet die App automatisch an den Anbieter. Zusätzlich gern kurz ans Büro melden, was du gerade gemacht hast.
• Stempelung fehlt: erst prüfen, ob das Gerät inzwischen wieder Internet hatte (Offline-Stempelungen werden nachgereicht), sonst die Zeit einfach nachtragen (Abschnitt 3).

Krank eintragen

Im Reiter Urlaub kannst du bei der Abwesenheit die Art „Krank“ und den Zeitraum wählen und den Eintrag absenden. Das Büro kann eine Krankmeldung auch direkt für dich eintragen, etwa nach einem Anruf. Fotos oder PDF-Dateien lassen sich bei Krankmeldungen in der App nicht hochladen.

Der Inhaber lädt im Team ein „Terminal-Gerät“ ein. Das Tablet registriert ein eigenes Konto mit eigener E-Mail-Adresse und nimmt den Einladungslink an. Dieses Gerätekonto öffnet den Terminal-Bildschirm. Auf Android lässt sich die App über „Bildschirm anheften“ oder einen Kiosk-Browser am Gerät geöffnet halten.

Jede Person legt unter Mein Profil → Terminal-Code einen Code mit genau vier Ziffern fest. Am Terminal den Namen antippen, den Code eingeben und ein- oder ausstempeln beziehungsweise die Pause beginnen oder beenden. Der Code ist nicht das Passwort. Das Terminal benötigt eine Internetverbindung.

Mitarbeiter: Im Reiter Team gibt es Mitarbeiter aus Datei einlesen: für Inhaber und Büro-Konten mit Einladerecht. Der Inhaber findet den Einstieg auch beim Einrichtungsschritt Team. Eine Zeile erzeugt eine Einladung, noch kein Mitglied ohne Konto. Pflicht ist Name oder Vorname und Nachname. Optional: Rolle (Mitarbeiter oder Büro; leer bedeutet Mitarbeiter), Personalnummer (höchstens 20 Zeichen), Eintritt (JJJJ-MM-TT oder TT.MM.JJJJ), Telefon und Qualifikation (Meister, Geselle, Lehrling 1./2./3. Lehrjahr, Büro oder Sonstige; leer bedeutet Sonstige). Inhaber und Terminal dürfen nicht importiert werden.

Eine E-Mail-Spalte wird nicht übernommen; die Vorschau sagt das. Die Person wählt ihre eigene E-Mail-Adresse beim Annehmen des Links. Personalnummern werden gegen bestehende Mitglieder und offene, noch gültige Einladungen geprüft. Bei einer gleichen Nummer bleibt der Bestand unverändert; ohne Personalnummer ist ein gleicher Name ein Hinweis, der bewusst bestätigt werden muss. Oben steht Heute noch N Einladungen möglich: höchstens 50 je Betrieb und Berliner Kalendertag, auch zurückgezogene Einladungen zählen. Bei größeren Dateien wählst du die Zeilen für heute aus und liest den Rest an einem anderen Tag ein.

Das Ergebnis nennt jede angelegte oder fehlgeschlagene Zeile mit Grund. Für jede angelegte Einladung gibt es Name und sichtbaren Link, Link kopieren, Alle Links kopieren und Einladungslinks drucken; diese Knöpfe stehen auch in der Liste der ausstehenden Einladungen. Nach einem Verbindungsabbruch im selben Fenster erneut versuchen: bereits angelegte Einladungen werden wiedergefunden und verbrauchen keinen weiteren Tagesplatz. Beim Annehmen landen Personalnummer, Eintritt, Telefon und Qualifikation direkt beim neuen Mitglied. Bestehende Mitglieder und Einladungen werden nicht verändert.

Wer schon eine Liste seiner Kunden oder Aufträge hat, zum Beispiel aus Excel, muss sie nicht abtippen. Den Weg findet nur der Inhaber: Im Reiter Stempeln über Einrichtung ansehen die Karte „Betrieb einrichten“ öffnen, den Schritt Aufträge und Kostenstellen wählen und dort Aus Datei einlesen antippen. Zur Auswahl stehen nur die Arten, die bei euch freigeschaltet sind: Kunden (mit Kundenrecht) und Aufträge (bei eingeschaltetem Auftragsmodul).

1. Art und Datei wählen. Zuerst „Kunden – eine Zeile je Kunde“ oder „Aufträge – eine Zeile je Auftrag“, dann CSV-Datei wählen. Verlangt ist eine CSV-Datei, höchstens 2.000 Zeilen und 2 MB; größere Listen vorher in mehrere Dateien teilen. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften. Semikolon, Komma oder Tabulator als Trenner erkennt die App selbst. In Excel gibt es die Datei über „Speichern unter“ und „CSV UTF-8“; eine normale Excel-Mappe lehnt die App mit genau diesem Hinweis ab. Ist eine Datei nicht in UTF-8 gespeichert, liest die App sie im Windows-Zeichensatz und bittet, die Umlaute in der Vorschau zu prüfen. Die Datei wird nur in eurem Browser gelesen; angelegt wird erst, wenn du es in der Vorschau bestätigst.
2. Spalten zuordnen. Für jedes Feld wählst du die passende Spalte der Datei. Vorbelegt ist, was die App an üblichen Überschriften erkennt (zum Beispiel „Name“, „PLZ“, „Telefon“). Wer ein Feld nicht braucht, wählt „– nicht übernehmen –“. Jede Spalte darf nur einmal vergeben werden. Pflicht ist bei Kunden der Name, bei Aufträgen die Bezeichnung. Kunden kennen außerdem Kundennummer, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail und Notiz. Aufträge kennen Nummer des Auftrags, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Beschreibung und Kunde (Kundennummer oder Name). Die App sucht den Kunden zuerst über die Kundennummer, dann über den Namen und nimmt ihn nur, wenn genau einer passt; sonst wird der Auftrag ohne Kunde angelegt, und die Vorschau sagt das in der Spalte „Grund“.
3. Vorschau prüfen. Mit Vorschau prüfen vergleicht die App jede Zeile mit dem, was im Betrieb schon steht, und zeigt alle Zeilen mit Ergebnis und Grund. Oben steht die Summe, etwa „5 neu · 2 schon vorhanden · 1 möglicherweise vorhanden · 1 mit Fehler“. Es gibt vier Ergebnisse:
   • Neu: wird angelegt.
   • Schon vorhanden: Die Nummer (Kundennummer bzw. Auftragsnummer) gibt es schon. Die Zeile wird nicht angelegt, der bestehende Eintrag bleibt unverändert.
   • Möglicherweise vorhanden: Die Zeile hat keine Nummer, aber den gleichen Namen wie ein bestehender Eintrag oder wie eine frühere Zeile der Datei. Sie wird nur angelegt, wenn du in der Spalte „Anlegen“ das Häkchen setzt.
   • Fehler: Das Pflichtfeld fehlt, ein Feld ist zu lang, oder dieselbe Nummer steht schon in einer früheren Zeile der Datei. Der Grund steht dabei; die Zeile wird nicht angelegt.
4. Anlegen. Der Knopf nennt, wie viele Zeilen angelegt werden („12 Zeilen anlegen“). Danach zeigt die App das Ergebnis je Zeile: „Angelegt“, „Nicht angelegt“ mit Grund oder „Übersprungen“. Bricht die Verbindung ab, bleibt das Fenster offen, und Nicht angelegte erneut versuchen macht dort weiter.

So erkennt die App Dubletten

• Hat eine Zeile eine Nummer, zählt nur sie. Gleiche Nummer im Bestand: „Schon vorhanden“.
• Ohne Nummer zählt der Name, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung („müller gmbh“ findet „Müller GmbH“). Bei Kunden gehört die PLZ dazu; fehlt sie in der Datei oder im Bestand, genügt der gleiche Name für den Hinweis „Möglicherweise vorhanden“.
• Nichts wird überschrieben oder geändert. Bestehende Kunden und Aufträge bleiben, wie sie sind; die Datei legt nur Neues an.
• Ein Wiederholen legt nichts doppelt an. Wer dieselbe Datei später noch einmal einliest, sieht Zeilen mit Nummer als „Schon vorhanden“, Zeilen ohne Nummer als „Möglicherweise vorhanden“.

Beispieldatei

Im ersten Schritt lädt Beispieldatei herunterladen je nach gewählter Art eine kleine CSV-Datei (Beispiel_Kunden.csv bzw. Beispiel_Auftraege.csv) mit einer Musterzeile und den Spaltenüberschriften. Wer seine Liste in diese Form bringt, spart sich das Zuordnen. Nicht möglich ist derzeit das Einlesen von Mitarbeitern und der Sparte; je Zeile wird eine Telefonnummer übernommen, Straße und Hausnummer stehen in einer Spalte.